Até quando devemos arquivar os documentos da empresa?
As empresas geram, todos os meses, grande quantidade de documentos em papel, como notas fiscais, balancetes,obrigações acessórias, entre outras. Com o advento da tecnologia e a utilização cada vez maior dos meios digitais,esses documentos tendem a ser substituídos por arquivos eletrônicos. Apesar dessa substituição, uma dúvida ainda é comum entre muitos gestores: até quando se devem guardar os documentos gerados pelas operações das empresas?
Para responder a essa preocupação, o Informativo Bernhoeft lança uma nova série a partir deste mês. Nesta primeira edição, vamos tratar dos documentos contábeis e das obrigações federais.
• Em relação aos Livros Contábeis, o Conselho Federal de Contabilidade – CFC, estabelece que a empresa é obrigada a manter em boa ordem a documentação contábil — livros, papéis, registros e outras peças —, embora não determine período prescricional para a guarda dos Livros Contábeis. Alguns sugerem que esses documentos, basicamente notas fiscais e recibos, sejam mantidos por dez anos. No entanto, da mesma forma que os livros, não há período de prescrição para os documentos que deram origem aos lançamentos contábeis.
• Em relação às Declarações Federais (Declaração de Informações Econômico-fiscais da Pessoa Jurídica – DIPJ; Demonstrativo de Apuração de Contribuições Sociais – Dacon; Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais – DCTF; Pedido Eletrônico de Restituição ou Ressarcimento e da Declaração de
Compensação – PER/DCOMP; Declaração de Informações sobre Atividades Imobiliárias – Dimob; Declaração do Imposto de Renda de Pessoa Física – DIRPF; Declaração do Imposto Retido na Fonte – Dirf; entre outras), é preciso entender duas definições:
Decadência (art. 173/CTN) – Direito do Fisco em constituir o crédito tributário, que são cinco anos contados do primeiro dia do exercício seguinte àquele em que o lançamento poderia ter sido efetuado.Prescrição (art. 174/CTN) – Ação de cobrança do crédito tributário, que se encerra em cinco anos, contados da sua data de constituição definitiva. Apesar de se falar sempre em cinco anos para tributos e declarações administrados pela Receita Federal, é preciso ter cautela com esses prazos.
Exemplo:
DIPJ 2007/2006 – Foi entregue em 30 de junho de 2007, por esse motivo, conta-se o período de 1º de janeiro de 2008 a 31 de dezembro de 2012 (decadência). Se o crédito for constituído somente em 31 de dezembro de 2012 (por exemplo: se a empresa receber nesse dia um Auto de Infração), o prazo se estenderá até 31 de dezembro de 2017 (prescrição).
• Outra ressalva deve ser efetuada quanto ao período de prescrição das contribuições (ex.: Programa de Integração Social – PIS; Contribuições para a Seguridade Social – Cofins; e Contribuição Social sobre o Lucro Líquido – CSLL). A Receita Federal dispõe que, para esses tributos, o período prescricional é de dez anos, embora já exista decisão do STJ determinando que são de cinco anos. Em resumo, entendemos que, a título de prevenção, é mais recomendável arquivar as declarações federais pelo período de dez anos, contados a partir do ano seguinte à sua entrega.