Informativo Bernhoeft

“A justificativa para a expansão do setor de TI é simples: esses profissionais são pagos para criar soluções que possam reduzir custos e aumentar a produção das empresas, combinação perfeita para momentos de dificuldades financeiras.” Site do Jornal Nacional, em 13/02/2009

O atual cenário de desaceleração da economia, com queda das vendas e das margens de lucro em vários segmentos, é o momento certo para as empresas investirem na melhoria de seus controles internos. Isso porque, quando o mercado está aquecido, é natural que a empresa volte sua estratégia para aproveitar as oportunidades e, assim, ganhar mais market share. Entretanto, quando o cenário muda, as prioridades se invertem:

a) As empresas passam a se preocupar mais em combater os desperdícios. Como o tempo não é mais de “vacas gordas”, qualquer ganho na otimização de processos pode fazer a diferença entre lucro e prejuízo ou mesmo entre sobreviver ou desaparecer do mercado.

b) Como os planos de expansão são postos um pouco de lado, “sobra” tempo para cuidar de projetos estruturadores, que visam organizar o que já existe e que normalmente são deixados em segundo plano quando as oportunidades de crescimento são grandes.

Algumas medidas que podem ser adotadas nesse período:

I) Combate às fragilidades nos processos de compras e de vendas – Normalmente, em períodos de prosperidade, o foco é tão grande na venda que acaba havendo uma flexibilização muito grande nos controles internos. Em tempos de baixa, porém, a prioridade se inverte. É importante manter o controle sobre os processos internos. Assim, quando a “tempestade” passar, as perdas serão menores.

II) Revisão dos controles financeiros – Se a empresa está vendendo 20% mais do que no mesmo período do ano anterior, pouco importa se os juros contratados são de 3%, pois o que está sendo efetivamente cobrado é 3,5%. Parar para fazer essa conta pode significar um Custo de Oportunidade que a empresa não está disposta a pagar. Porém, quando a receita mal dá para pagar as despesas correntes, diferenças como essa podem ser o fiel da balança.

III) Avaliação dos controles operacionais – É possível que algumas atividades sejam desnecessárias nas áreas operacionais da empresa e, por isso, poderiam ser descontinuadas ou reduzidas. Outro aspecto a ser avaliado seria a existência de retrabalhos operacionais. A eliminação de processos e retrabalhos internos contribui para a adequação do custo de mão de obra da empresa.

IV) Investimentos em controles informatizados – É comum a utilização de planilhas eletrônicas ou de formulários manuais como forma de controles internos nas empresas, mas em alguns casos tais controles podem ser realizados por meio de sistemas já disponíveis no mercado ou por soluções específicas que podem ser desenvolvidas para atendimento das necessidades da empresa. O investimento em Tecnologia da Informação possibilita a otimização do custo com mão de obra, além de salvaguardar as informações da empresa. Esse investimento requer um desembolso imediato, mas, dependendo da avaliação do retorno, pode reduzir custos com mão de obra e tornar a empresa mais competitiva.

É importante que, neste momento delicado da economia, as empresas aperfeiçoem seus controles internos, corrigindo falhas, combatendo excessos e evitando desperdícios. Certamente, quando a crise passar, as empresas que tiverem aproveitado esse período para ajustar sua estratégia, tornando-se mais competitivas, sairão na frente no desafio de reconquistar o mercado.

Uma dúvida que pode suscitar com o advento do Sped: onde ficarão todos os dados que as empresas irão enviar (ou já enviam)? Será que o Fisco possui capacidade de armazenamento e controle de tamanho volume de informações?

Sim, esse ambiente existe e é chamado de Repositório Nacional.

Todos os dados e documentos gerados pelo Sped serão armazenados no Repositório Nacional, que é gerenciado pelo Serviço Federal de Processamento de Dados (Serpro).

Segundo Divino Lisboa, coordenador do Sped pelo Serpro, a instituição está montando uma estrutura que prevê, dentro de poucos anos, uma capacidade de armazenamento em torno de 1,5 pentabytes. “Isso é um volume único no Brasil e, talvez, no mundo”, afirma. (Informações colhidas no site do Serpro).

No Repositório Nacional, são armazenadas as Notas Fiscais Eletrônicas, a contabilidade e as apurações fiscais em formato digital, dentre outras informações, devendo ficar disponíveis por um período de seis anos.

As seguintes instituições-membros terão acesso aos dados do Repositório Nacional, algumas delas mediante convênio: Receita Federal, Banco Central, Comissão de Valores Mobiliários, Secretarias da Fazenda Estaduais, Secretarias de Finança das Capitais, entre outras.

Ou seja, na prática, quando uma empresa enviar sua contabilidade, todas essas instituições poderão acessá-la. Nesse contexto, investir e tornar mais profissional a contabilidade é essencial. Não há mais espaço para “soluções mágicas”.

Todos os contribuintes — pessoas físicas ou jurídicas — deverão passar a informar as remessas feitas para o exterior na declaração do IR em 2010. Para isso, devem guardar todos os comprovantes das transações realizadas este ano para a próxima declaração. A nova regra foi divulgada em decreto no dia 06 de fevereiro, publicado no Diário Oficial da União.

De acordo com a Receita Federal, a medida irá melhorar o controle sobre os destinatários dos recursos. Atualmente, as informações sobre remessas ao exterior ficam armazenadas no Banco Central e podem ser requeridas pela Receita em caso de dúvida. A nova regra não altera a cobrança de tributos no momento da remessa.

Uma decisão recente da Sétima Turma do Tribunal Superior do Trabalho (TST) traz uma importante mudança na polêmica questão do recolhimento do INSS em processos trabalhistas. Até agora, o entendimento da maioria das varas trabalhistas era de que o valor do recolhimento deveria ser aquele estabelecido em sentença, ainda que houvesse um acordo entre as partes envolvidas após a decisão judicial. O TST, entretanto, em julgamento de um recurso impetrado pelo Banco Santander, concluiu que o INSS é uma parcela acessória, ou seja, deve ser calculado sobre o valor do acordo feito entre as partes, acompanhando uma eventual redução do valor reclamado inicialmente na Justiça.

O Banco entrou com um recurso contra a decisão, mas o relator Caputo Bastos foi taxativo. “O crédito resultante de conciliação na fase da execução formará o novo título executivo, substituindo integralmente a sentença. Assim, esta deixa de existir não só para as partes, mas também para a Previdência”, concluiu.