Informativo Bernhoeft

O ISS sempre foi considerado um imposto de pouca complexidade. Porém, em função das alterações em sua legislação, com a instituição das obrigações acessórias, posteriormente com a implantação da Nota Fiscal Eletrônica aliado as demais especificidades de cada município, os controles deste tributo devem ser merecedores de atenção.

Um aspecto relevante é que o ISS deve ser uma preocupação para todas as empresas e não somente para aquelas prestadoras de serviços. Todos que contratam serviços devem estar atentos as obrigações.

Com base nas informações enviadas ao órgão pelo próprio contribuinte, os municípios passaram a ter um controle mais eficaz sobre a arrecadação, com isso, observa-se que as fiscalizações passaram a ser mais freqüentes e exigentes.

A ausência de registros de notas fiscais de serviços tomados nas Declarações de Serviço, mesmo quando não há retenção e a falta de lançamento dos serviços contratados de autônomos (pessoas físicas), são exemplos bastante comuns de falhas na apuração e declaração do tributo.
Para ilustrar a especificidade do ISS, destacamos os detalhes do cumprimento das obrigações acessórias em três dos municípios que a Bernhoeft possui unidade:

CIDADE: RECIFE
Declaração: DS Periodicidade: Trimestral
Contribuintes obrigados a entregar a DS: Os prestadores de serviços, que no ano anterior tiveram faturamento bruto anual superior a 50.000 (cinqüenta mil) Ufirs; As empresas industriais com faturamento bruto anual no ano anterior superior a 500.000 (quinhentos mil) Ufirs; As empresas comerciais com faturamento bruto anual no exercício anterior superior a 2.000.000 (dois milhões) de Ufirs; Todos os tomadores de serviços, obrigados a efetuar a retenção na fonte do ISS. Entregar a DS negativa os contribuintes que emitem e recebem apenas notas fiscais eletrônicas.
NFs PJ Serviços Prestados: Informar apenas notas fiscais não eletrônicas.
NFs PJ Serviços Tomados: (1) Com retenção: Todas as notas fiscais oriundas de outros municípios e da cidade do Recife que não sejam eletrônicas (2) Sem retenção: Informar as notas fiscais não eletrônicas, recebidos pelo declarante, referentes a pagamento a prestadores de serviços com estabelecimento no Município do Recife.
Informação na contratação de Autônomos: Sim.
Penalidade pela não entrega: de R$ 200,00 até R$ 5.000,00 por trimestre de ocorrência da infração; de R$ 150,00 até R$ 1.500,00 pela entrega com preenchimento incorreto ou entrega com omissões por trimestre de ocorrência da infração.

CIDADE: NATAL
Declaração: DDS Periodicidade: Mensal
Contribuintes obrigados a entregar a DDS: Todas as pessoas jurídicas inscritas no Cadastro Mobiliário de Contribuintes, prestadoras de serviços e tomadoras de serviços de terceiros na condição de substituto tributário.
NFs PJ Serviços Prestados: Todas.
NFs PJ Serviços Tomados: (1) Com retenção: Deve ser declarada todas as notas fiscais de serviços tomados inclusive emitidas por outros municípios e que não sofram retenção na fonte. (2) Sem retenção: Todas.
Informação na contratação de Autônomos: Sim
Penalidade pela não entrega: Multa pela não entrega R$ 40,00 por infração. Multa pela entrega ou retificação fora do prazo é de R$ 30,00 por infração.

CIDADE: SÃO PAULO
Declaração: DES Periodicidade: Mensal
Contribuintes obrigados a entregar a DMS: Pessoas Jurídicas prestadoras de serviço estabelecidas no Município de São Paulo.
NFs PJ Serviços Prestados: Informar apenas notas fiscais não eletrônicas.
NFs PJ Serviços Tomados: (1) Com retenção: Informar as notas fiscais de prestadores estabelecidos fora do Município de São Paulo (haja ou não a responsabilidade pelo recolhimento do imposto);
(2) Sem retenção: Informar as notas fiscais não eletrônicas, recebidos pelo declarante, referentes a pagamento a prestadores de serviços com estabelecimento na cidade de São Paulo.
Informação na contratação de Autônomos: Sim
Penalidade pela não entrega: O valor da multa para a entrega fora do prazo é de R$ 50,00 por declaração.

Crescendo a taxas acima da brasileira, devido à chegada de investimentos estruturadores como a Refinaria Abreu e Lima e o Estaleiro Atlântico Sul, a economia pernambucana vive um momento de otimismo. A expectativa é que o PIB do Estado triplique nos próximos 25 anos, o que tem atraído muitas empresas — nacionais e também estrangeiras — para Pernambuco.

As empresas que pretendem se instalar ou estão em processo de instalação no Estado ou, ainda, empresas sediadas no Sul e no Sudeste que possuem filiais locais devem estar atentas à necessidade de se adaptarem às especificidades da legislação tributária de Pernambuco.

Enquanto nos demais estados da Federação o que vale é o Sped Fiscal, em Pernambuco foi adotada uma solução específica, o Sistema de Escrituração Fiscal (SEF), em vigor desde 2003. Um exemplo prático: enquanto nos demais estados deve ser entregue a Guia de Informação e Apuração do ICMS (GIA), em Pernambuco todas as informações contidas nesse documento passarão a ser contempladas pelo SEF, a partir do mês de maio (ver boxe).

Considerando que empresas de médio e grande portes adotam sistemas ERP robustos, em que tudo é previamente parametrizado, a adequação merece cuidado especial, em função das particularidades locais. Vale lembrar que as empresas devem dedicar atenção, também, aos incentivos fiscais oferecidos pelo Estado de Pernambuco — dos quais o Prodepe é o mais conhecido. A legislação prevê vantagens especiais para empresas localizadas no Porto de Suape que interagem com a Refinaria Abreu e Lima e o Estaleiro Atlântico Sul, entre outros benefícios.

Mudanças no SEF devem vigorar a partir de maio

Recentes dispositivos publicados pela Secretaria da Fazenda trouxeram outras mudanças significativas no SEF. A previsão é de que, após dois adiamentos, as alterações entrem em vigor a partir do mês de maio. Confira as principais:

a) O SEF (hoje chamado de SEF I) foi subdividido em SEF II e e-Doc.

b) Todas as empresas que são contribuintes de ICMS no Estado estão obrigadas a entregar o SEF, inclusive as optantes pelo Simples Nacional.

c) Todas as empresas estão obrigadas a emitir os documentos fiscais em formato digital.

d) Além do Registro de Inventário, os resultados contábeis também passarão a ser informados no SEF.

e) O e-Doc apresentará várias funções, entre elas a emissão de documentos fiscais, recepção e digitalização do documento fiscal emitido em papel, captura de itens, entre outras.

Outra mudança relevante se dá nas regras para a realização da substituição do SEF. De acordo com a nova norma, desde janeiro de 2010, a substituição do SEF só poderá ocorrer até o dia 10 do período fiscal subsequente ao termo final para sua entrega. Após essa data, o SEF poderá ser substituído apenas em situações excepcionais, e, para realizá-lo, o contribuinte deve fazer a justificativa de substituição no site da Sefaz–PE. Após análise, o resultado será publicado em edital com a determinação do prazo para a referida retificação.

Emissão de NF-e em contingência exige formulário

Sobre a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), a mudança recente mais relevante para as empresas que a emitem é a obrigatoriedade de adquirir o Formulário de Segurança para Impressão de Documento Auxiliar de Documento Fiscal Eletrônico (FS-DA) e a Autorização de Aquisição de Formulário de Segurança para Impressão de Documentos Auxiliares de Documentos Fiscais Eletrônicos (AAFS-DA) para poder emitir as NF-e em contingência.

Ainda em relação à NF-e, sua emissão obrigatoriamente terá que ser validada com a assinatura digital, ou seja, com o certificado digital e-CNPJ, tendo como responsável uma pessoa física que seja representante legal da empresa, dificultando a delegação para terceiros. Há a possibilidade de a empresa emitir um certificado digital do tipo PJ-múltiplo, destinado a qualquer pessoa, sendo essa a forma mais indicada para a emissão da NF-e.

Criada, teoricamente, para simplificar as obrigações acessórias dos contribuintes — além de facilitar o acompanhamento do Fisco —, a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) ainda é alvo de dúvidas e muita polêmica. Muitas empresas encontram dificuldades em se adaptar às novas regras, deixando para aderir à NF-e em cima dos prazos estabelecidos pela lei, o que aumenta a possibilidade de erros e problemas técnicos.

Um exemplo de problema muito comum: a nota fiscal foi autorizada pelo Fisco estadual, porém, ao ser consultada, não consta como autorizada no Portal Nacional da NF-e. O que fazer: as empresas precisam verificar a validade da NF-e antes da circulação das mercadorias, evitando o risco de serem pegas de surpresa nos postos fiscais. O contribuinte deve ficar atento para o fato de que, com a adoção da NF-e, a autorização é concedida a cada nota fiscal emitida, ou seja, a cada arquivo enviado para o Fisco.

O cronograma de adesão à NF-e também gera muitas dúvidas. Isso porque o tema foi tratado pelo Protocolo n° 10/2007 e, posteriormente, pelo Protocolo ICMS 42. Com isso, alguns contribuintes foram enquadrados nos dois protocolos, mas com datas diferentes para o início da obrigatoriedade da adesão. A polêmica é causada pelo entendimento diferente dos contribuintes e dos estados, que defendem a adesão ao protocolo que apresente a data mais próxima.

Informações e procedimentos a serem adotados na emissão da NF-e:

a) As empresas devem alterar/incluir, em seus sistemas de escrituração fiscal, o novo modelo de NF-e, ou seja, incluir o modelo 55 nos parâmetros do seu sistema.

b) A exemplo das notas fiscais modelos 1 e 1A, todos os campos devem ser preenchidos, inclusive as informações sobre transportes (ou seja, até os dados referentes ao veículo).

c) A alteração mais relevante que houve entre a emissão da NF-e modelo 55 e as notas fiscais tradicionais modelos 1 e 1A foi a forma de impressão. Os demais procedimentos continuam inalterados.

d) Observar o prazo para cancelamento de nota fiscal. Lembrando que o cancelamento só pode ser feito se o fato gerador ainda não tiver ocorrido.

e) Após imprimir o Danfe, consultar a validade da NF-e através da chave de acesso no Portal da NF-e. Isso evita transtornos nos postos fiscais, já que a validade de uma NF-e e do respectivo Danfe está condicionada à autorização concedida pela Secretaria da Fazenda de localização do emissor ou pelo órgão designado.

f) A data de saída da mercadoria pode ser informada no Danfe com qualquer outro formato gráfico.

g) O canhoto do Danfe deve ser assinado e devolvido ao emitente. Ele é a prova de que o produto foi entregue ao destinatário.

h) Ter cuidado com a sequência numérica, visto que não pode haver lacunas na numeração. Se por algum motivo houver quebra de sequência, solicitar a inutilização do número da NF-e.

i) Após ser autorizada, a nota fiscal não pode ser inutilizada, apenas cancelada.

j) Ter cuidado especial no preenchimento das informações relativas aos produtos, lembrando que cada produto deve ter uma referência específica que o identifique e seja compatível com o valor praticado.

k) Atenção também para a tributação que será aplicada, pois o sistema da NF-e não valida as informações colocadas na nota fiscal, ou seja, a Sefaz autoriza o arquivo da forma que ele é enviado.

l) Atentar para as formas de emissão da NF-e de Contingência: através do Formulário de Segurança, do Sistema de Contingência do Ambiente Nacional (Scan) ou da Declaração Prévia de Emissão de Contingência (Dpec). As empresas devem adotar uma numeração específica para a NF-e de Contingência e, caso optem pelo Scan, a série deve ser modificada para uma entre 900 e 999.

m) O Danfe emitido para representar a NF-e de Contingência deverá conter em destaque a frase “Danfe em Contingência – impresso em decorrência de problemas técnicos”.

n) Situações adversas devem ser anotadas no Livro Registro Termo de Ocorrências.

o) Atentar para os prazos de implantação de acordo com os protocolos.

Como temos descrito nos últimos informativos, o Sped é uma ferramenta que proporcionará uma revolução no processo de fiscalização. Além de tudo o que já está previsto e acontecendo na prática (Nota Fiscal Eletrônica, Sped Contábil e Fiscal), existem mais alguns projetos que também farão parte do conjunto do Sped:

a) Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e):
Assim como a Nota Fiscal, também existirá o CT em formato digital, seja rodoviário, aéreo, aquaviário ou ferroviário. No Estado de São Paulo já existem empresas participando de
um projeto-piloto.

b) E-LALUR:
A partir da escrituração contábil digital, poderá ser gerado o Lalur (Livro de Apuração do Lucro Real) em formato digital. Com isso, diversas fichas da DIPJ deixarão de existir. Esse projeto está em elaboração com a participação da Receita Federal, CFC, Fenacon, entre outras entidades.

c) Central de Balanços:
Também em fase de desenvolvimento, a Central de Balanços visa ser um banco de dados (extraído da Escrituração Contábil Digital) para a geração de estatísticas, análise de riscos creditícios, estudos econômicos, contábeis e financeiros, dentre outros. O objetivo é disponibilizar esta informação para a sociedade.

Enfim, além de todos os procedimentos e controles já existentes, alguns já em prática, a ideia do Sped é ser algo bem mais amplo, tornando cada vez mais rápida a identificação de ilícitos tributários.

As empresas que ainda mantêm os controles contábeis e fiscais como coadjuvantes precisam acordar para essa nova realidade. É preciso investir tempo e recursos para uma maior profissionalização da área contábil. Como mencionamos no último informativo, a era de “soluções mágicas” acabou.

Para aqueles que desejam conhecer com mais detalhes o tema, sugerimos que acessem o site da Receita Federal (www.receita.fazenda.gov.br), no link Sped.

Uma dúvida que pode suscitar com o advento do Sped: onde ficarão todos os dados que as empresas irão enviar (ou já enviam)? Será que o Fisco possui capacidade de armazenamento e controle de tamanho volume de informações?

Sim, esse ambiente existe e é chamado de Repositório Nacional.

Todos os dados e documentos gerados pelo Sped serão armazenados no Repositório Nacional, que é gerenciado pelo Serviço Federal de Processamento de Dados (Serpro).

Segundo Divino Lisboa, coordenador do Sped pelo Serpro, a instituição está montando uma estrutura que prevê, dentro de poucos anos, uma capacidade de armazenamento em torno de 1,5 pentabytes. “Isso é um volume único no Brasil e, talvez, no mundo”, afirma. (Informações colhidas no site do Serpro).

No Repositório Nacional, são armazenadas as Notas Fiscais Eletrônicas, a contabilidade e as apurações fiscais em formato digital, dentre outras informações, devendo ficar disponíveis por um período de seis anos.

As seguintes instituições-membros terão acesso aos dados do Repositório Nacional, algumas delas mediante convênio: Receita Federal, Banco Central, Comissão de Valores Mobiliários, Secretarias da Fazenda Estaduais, Secretarias de Finança das Capitais, entre outras.

Ou seja, na prática, quando uma empresa enviar sua contabilidade, todas essas instituições poderão acessá-la. Nesse contexto, investir e tornar mais profissional a contabilidade é essencial. Não há mais espaço para “soluções mágicas”.

No último informativo, começamos a tratar do Sistema Público de Escrituração Digital – Sped, novo instrumento fiscal que visa intensificar as ações de fiscalização nas empresas. O Sped é composto de três grandes pilares: Sped Contábil, Sped Fiscal e Nota Fiscal Eletrônica (NF-e). Assunto já tratado por este Informativo, a NF-e já é uma realidade para diversas empresas. A tendência é que todas as demais passem a emiti-las.

Neste número, vamos tratar especificamente do Sped Contábil. Algumas empresas já foram selecionadas para já entregar as informações referentes ao ano base 2008 em junho de 2009. Em junho de 2010, todas as empresas do Lucro Real devem encaminhar as informações do ano base 2009.

O Sped Contábil substituirá os tradicionais livros mercantis Diários e Razão por sua versão eletrônica. O arquivo será validado, assinado digitalmente pelo contador e pelo responsável legal pela empresa e enviado para a base de dados do Sped, chamada de Repositório Nacional. O Sped enviará, em seguida, um arquivo para a Junta Comercial, que fará a autenticação de forma digital do arquivo.

Apesar de o envio do arquivo ser obrigatório apenas em junho de 2010, é preciso preparar-se desde já, fazendo as devidas parametrizações nos softwares para que seja possível enviar os arquivos nos leiautes solicitados, evitando retrabalho e correria de última hora.

A Receita Federal estabeleceu um Plano de Contas Referencial, ou seja, um plano de contas padrão para o envio do arquivo. Isso significa que, apesar de cada empresa ter seu modelo de plano de contas, a Receita Federal receberá toda a massa de dados uniformizada, facilitando o tratamento dos dados e, consequentemente, o cruzamento de informações.

Por isso, as empresas precisam verificar de imediato se o seu plano de contas precisará de algum ajuste ou ampliação para que os dados sejam migrados no formato exigido. Deixar esta ação somente para 2010 será arriscado. Lembrando que a não-apresentação do Sped no prazo fixado implicará multa de 5 mil reais por mês.