Informativo Bernhoeft

Como temos descrito nos últimos informativos, o Sped é uma ferramenta que proporcionará uma revolução no processo de fiscalização. Além de tudo o que já está previsto e acontecendo na prática (Nota Fiscal Eletrônica, Sped Contábil e Fiscal), existem mais alguns projetos que também farão parte do conjunto do Sped:

a) Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e):
Assim como a Nota Fiscal, também existirá o CT em formato digital, seja rodoviário, aéreo, aquaviário ou ferroviário. No Estado de São Paulo já existem empresas participando de
um projeto-piloto.

b) E-LALUR:
A partir da escrituração contábil digital, poderá ser gerado o Lalur (Livro de Apuração do Lucro Real) em formato digital. Com isso, diversas fichas da DIPJ deixarão de existir. Esse projeto está em elaboração com a participação da Receita Federal, CFC, Fenacon, entre outras entidades.

c) Central de Balanços:
Também em fase de desenvolvimento, a Central de Balanços visa ser um banco de dados (extraído da Escrituração Contábil Digital) para a geração de estatísticas, análise de riscos creditícios, estudos econômicos, contábeis e financeiros, dentre outros. O objetivo é disponibilizar esta informação para a sociedade.

Enfim, além de todos os procedimentos e controles já existentes, alguns já em prática, a ideia do Sped é ser algo bem mais amplo, tornando cada vez mais rápida a identificação de ilícitos tributários.

As empresas que ainda mantêm os controles contábeis e fiscais como coadjuvantes precisam acordar para essa nova realidade. É preciso investir tempo e recursos para uma maior profissionalização da área contábil. Como mencionamos no último informativo, a era de “soluções mágicas” acabou.

Para aqueles que desejam conhecer com mais detalhes o tema, sugerimos que acessem o site da Receita Federal (www.receita.fazenda.gov.br), no link Sped.

Uma dúvida que pode suscitar com o advento do Sped: onde ficarão todos os dados que as empresas irão enviar (ou já enviam)? Será que o Fisco possui capacidade de armazenamento e controle de tamanho volume de informações?

Sim, esse ambiente existe e é chamado de Repositório Nacional.

Todos os dados e documentos gerados pelo Sped serão armazenados no Repositório Nacional, que é gerenciado pelo Serviço Federal de Processamento de Dados (Serpro).

Segundo Divino Lisboa, coordenador do Sped pelo Serpro, a instituição está montando uma estrutura que prevê, dentro de poucos anos, uma capacidade de armazenamento em torno de 1,5 pentabytes. “Isso é um volume único no Brasil e, talvez, no mundo”, afirma. (Informações colhidas no site do Serpro).

No Repositório Nacional, são armazenadas as Notas Fiscais Eletrônicas, a contabilidade e as apurações fiscais em formato digital, dentre outras informações, devendo ficar disponíveis por um período de seis anos.

As seguintes instituições-membros terão acesso aos dados do Repositório Nacional, algumas delas mediante convênio: Receita Federal, Banco Central, Comissão de Valores Mobiliários, Secretarias da Fazenda Estaduais, Secretarias de Finança das Capitais, entre outras.

Ou seja, na prática, quando uma empresa enviar sua contabilidade, todas essas instituições poderão acessá-la. Nesse contexto, investir e tornar mais profissional a contabilidade é essencial. Não há mais espaço para “soluções mágicas”.

No último informativo, começamos a tratar do Sistema Público de Escrituração Digital – Sped, novo instrumento fiscal que visa intensificar as ações de fiscalização nas empresas. O Sped é composto de três grandes pilares: Sped Contábil, Sped Fiscal e Nota Fiscal Eletrônica (NF-e). Assunto já tratado por este Informativo, a NF-e já é uma realidade para diversas empresas. A tendência é que todas as demais passem a emiti-las.

Neste número, vamos tratar especificamente do Sped Contábil. Algumas empresas já foram selecionadas para já entregar as informações referentes ao ano base 2008 em junho de 2009. Em junho de 2010, todas as empresas do Lucro Real devem encaminhar as informações do ano base 2009.

O Sped Contábil substituirá os tradicionais livros mercantis Diários e Razão por sua versão eletrônica. O arquivo será validado, assinado digitalmente pelo contador e pelo responsável legal pela empresa e enviado para a base de dados do Sped, chamada de Repositório Nacional. O Sped enviará, em seguida, um arquivo para a Junta Comercial, que fará a autenticação de forma digital do arquivo.

Apesar de o envio do arquivo ser obrigatório apenas em junho de 2010, é preciso preparar-se desde já, fazendo as devidas parametrizações nos softwares para que seja possível enviar os arquivos nos leiautes solicitados, evitando retrabalho e correria de última hora.

A Receita Federal estabeleceu um Plano de Contas Referencial, ou seja, um plano de contas padrão para o envio do arquivo. Isso significa que, apesar de cada empresa ter seu modelo de plano de contas, a Receita Federal receberá toda a massa de dados uniformizada, facilitando o tratamento dos dados e, consequentemente, o cruzamento de informações.

Por isso, as empresas precisam verificar de imediato se o seu plano de contas precisará de algum ajuste ou ampliação para que os dados sejam migrados no formato exigido. Deixar esta ação somente para 2010 será arriscado. Lembrando que a não-apresentação do Sped no prazo fixado implicará multa de 5 mil reais por mês.

O Fisco Brasileiro inicia uma nova fase no processo de cobrança e fiscalização de tributos que causará um grande impacto nas empresas brasileiras. Inicia-se a fase do Sistema Público de Escrituração Digital (Sped), que obriga as empresas a repassarem todas as suas informações contábeis e tributárias ao Fisco por arquivos eletrônicos, via internet, em substituição aos livros em papel.

O objetivo do novo sistema é promover a integração das informações, permitindo o acesso e o cruzamento dos dados contábeis e tributários entre os Fiscos municipais, estaduais e da União.

“Será necessária muita atenção com o tratamento das informações contábeis, para que não haja divergência entre os dados”, alerta Clarisse Monteiro, da Bernhoeft Contadores. Qualquer conflito entre as informações poderá ser rapidamente identificado pelo Sped.

Os impactos na gestão são inevitáveis. “As empresas terão que aperfeiçoar seus processos internos, especialmente no que diz respeito aos softwares tributários. A tendência é uma maior profissionalização da Contabilidade, tendo em vista que serão necessários investimentos nessa área”, destaca Clarisse.
Algumas empresas já foram selecionadas para já entregar as informações do Sped Contábil referentes ao ano-base 2008 em junho de 2009. Em junho de 2010, todas as empresas do Lucro Real devem encaminhar as informações do ano-base 2009.

Apesar do prazo de envio ser somente em 2010, algumas ações precisam ser tomadas desde já, evitando retrabalho e correria de última hora.

Em função da relevância do tema, o informativo inicia uma série sobre o assunto, detalhando o que será o Sped e como as empresas devem se preparar para trabalhar com essa nova ferramenta fiscal.

Até quando devemos arquivar os documentos da empresa? (3/3)

Nesta última parte da série sobre a guarda de documentos legais, veja como devem ser arquivados os documentos trabalhistas e de FGTS.

Até quando devemos arquivar os documentos da empresa? (2/3)

Dando continuidade à série sobre a guarda dos documentos legais da empresa, vamos tratar, nesta edição, do arquivamento de documentos previdenciários. Como informamos no Informativo anterior, não existe prazo prescricional para os livros contábeis nem para os documentos que demonstrem seus lançamentos. Esses livros também são utilizados nas fiscalizações do Instituto Nacional do Seguro Social (INSS).
Conforme a Lei nº 8.212/91, devem ser arquivados pelo prazo de dez anos, contados do primeiro dia do exercício seguinte à ocorrência do fato gerador, os seguintes documentos:

a) Guia da Previdência Social (GPS) devidamente quitada.
b) Comunicação do Acidente de Trabalho (CAT) e todos os documentos relativos a acidente do trabalho.
c) Ficha de salário-família.
d) Atestados médicos.
e) Todos os outros documentos que sirvam de base para cálculo de contribuição previdenciária ou que sejam determinados pela legislação previdenciária.

Já as GPSs relacionadas aos contribuintes individuais (sócios e autônomos, por exemplo) devem ser arquivadas por prazo indeterminado, já que em qualquer momento podem ser solicitadas pela Previdência Social (Art. 45 § 1º Lei nº 8.212/91). No próximo Informativo, vamos abordar o arquivamento de documentos trabalhistas e do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS).